Como fazer controle de notas fiscais: 9 dicas essenciais para implementar na sua empresa

As notas fiscais são documentos que comprovam transações comerciais e o correto recolhimento dos devidos tributos que envolvem a compra e venda do produto ou serviço em questão.

Toda empresa é obrigada a emitir esses documentos. Caso não o façam, estão sujeitas a duras penalidades impostas pelo Fisco e que podem comprometer a sustentabilidade e a saúde financeira do modelo de negócio .

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Tendo isso em vista, manter uma gestão eficiente das notas fiscais é uma prática essencial para o bom funcionamento de uma empresa e para evitar sérios problemas com os órgãos de fiscalização.

Para te ajudar nessa tarefa, elaboramos aqui um conteúdo com 9 dicas de como fazer controle de notas fiscais.

Convidamos você a continuar a leitura deste artigo para descobrir nas próximas linhas que boas práticas você deve implementar nas suas rotinas de negócio para garantir uma gestão de qualidade desse importantes documentos:

1. Crie rotinas e processos bem definidos;
2. Preencha as notas fiscais com bastante atenção;
3. Verifique se as notas que você recebe são autênticas;
4. Fique atento ao prazo para armazenamento das notas fiscais;
5. Organize suas notas fiscais em categorias;
6. Cultive um relacionamento amigável com seus fornecedores;
7. Mantenha o seu contador informado sobre as questões fiscais da sua empresa;
8. Invista em treinamentos para os seus colaboradores;
9. Automatize a emissão e gestão de notas fiscais.

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Como fazer controle de notas fiscais: 9 boas práticas que você deve adotar

Como fazer controle de notas fiscais é um dos maiores desafios enfrentados por empreendedores de diferentes áreas.

Se esse é o seu caso, confira a seguir 9 dicas para você gerenciar as notas fiscais do seu negócio de maneira descomplicada e eficiente.

Leia também: Passo a passo: 4 etapas básicas para emitir nota fiscal MEI de prestação de serviços

1 - Crie rotinas e processos bem definidos

A primeira dica de como fazer controle de notas fiscais consiste em criar rotinas e processos muito bem definidos em relação ao tratamento dado a esses documentos.

É necessário estabelecer os responsáveis por preencher as NFs, enviar aos clientes, receber dos fornecedores, conferir, armazenar, categorizar etc. Ou seja, todo o caminho que uma nota fiscal percorre (tanto para emissão quanto para recebimento) precisa precisa estar bem definido.

2 - Preencha as notas fiscais com bastante atenção

Para fazer um bom controle dos documentos fiscais, é extremamente importante prestar muita atenção na hora de preencher as NFs.

Qualquer informação inserida de maneira equivocada pode gerar consequências graves para o seu negócio, como multas pesadas e outras penalidades.

3 - Verifique se as notas que você recebe são autênticas

Também é uma boa prática para o controle de NFs conferir a autenticidade desses documentos.

Sempre que você receber um pedido de seus fornecedores, faça essa verificação no site da Receita Federal a partir do número da chave de acesso. Manter notas fiscais não autênticas pode causar sérios problemas caso ocorra uma fiscalização.

Leia também: Gestão de notas fiscais: 10 coisas que você NÃO pode fazer!

4 - Fique atento ao prazo para armazenamento das notas fiscais

Por lei, as empresas são obrigadas a manter suas notas fiscais armazenadas por até 5 anos.

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Se dentro desse prazo a sua empresa passar por uma fiscalização e não tiver a nota fiscal solicitada, a Receita Federal pode aplicar multas.

5 - Organize suas notas fiscais em categorias

Para manter suas notas fiscais devidamente organizadas e com fácil acesso, armazene-as em categorias. Você pode, por exemplo, separar esses documentos por cliente, data ou tipo de produto.

6 - Cultive um relacionamento amigável com seus fornecedores

Uma boa gestão e controle de notas fiscais depende também da qualidade do relacionamento que você tem com seus fornecedores.

Busque manter uma boa relação com eles porque, caso você precise cancelar ou corrigir uma nota fiscal, será possível contar com a boa vontade deles para não ter que enfrentar toda a burocracia do poder público.

7 - Mantenha o seu contador informado sobre as questões fiscais da sua empresa

É muito importante para o controle fiscal da sua empresa contar com um profissional de contabilidade. Procure mantê-lo sempre informado sobre as suas transações.

Veja mais: 10 dicas para progredir e manter a sua MEI regularizada

8 - Invista em treinamentos para os seus colaboradores

Outra dica que você deve colocar em prática na sua empresa se refere ao investimento em programa de treinamento para os seus colaboradores. Dessa forma, é possível evitar que eles cometam erros na hora de lidar com as notas fiscais.

9 - Automatize a emissão e gestão de notas fiscais

Por falar em evitar erros, a automatização é uma ótima forma de minimizar as falhas humanas que podem custar caro para o seu negócio.

Com um software especializado, uma série de tarefas passam a ser feitas automaticamente, gerando mais agilidade e produtividade para as equipes, ao otimizar processos.

Veja como funciona a otimização de processos :

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Confira: Automatização da área financeira: saiba o que é, entenda a sua importância e conheça os seus benefícios

Implemente essas 9 recomendações na sua empresa e mantenha-se em dia com o Fisco.

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