Qual a melhor forma de controlar suas receitas e despesas?

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Você sabe qual é a importância de saber controlar as receitas e despesas do seu negócio? Isso é essencial para a saúde da sua empresa, garantindo uma atuação mais sustentável.

Ter controle sobre as entradas e saídas do caixa do seu estabelecimento é parte de uma gestão mais eficiente e segura.

Afinal, segundo os dados de um relatório feito pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) em 2016, a cada quatro empresas que abrem suas portas, uma delas encerra as suas atividades antes de completar dois anos de funcionamento.

Há uma série de fatores envolvidos nesse cenário, sendo que o principal deles está ligado a uma administração inadequada do negócio, o que envolve desde o despreparo dos sócios até a dificuldade em gerenciar o caixa da empresa.

Por isso, é essencial implementar as ferramentas necessárias para que o controle das receitas e das despesas do seu estabelecimento esteja dentro do ideal, garantindo que ele possa se manter em pleno funcionamento.

Sendo assim, se você quer saber mais sobre como administrar melhor o setor financeiro da sua empresa, fazendo com que ela cresça e se torne uma referência dentro do seu segmento, siga na leitura deste artigo.

Entendendo mais sobre as finanças do seu negócio

Toda empresa, seja ela especializada em conserto de servomotores ou seja uma loja de venda de artigos decorativos, precisa saber como funciona as suas finanças.

É possível dividir o orçamento de um negócio em dois pontos principais: as receitas e as despesas.

As receitas correspondem às entradas de dinheiro no estabelecimento, vindas de vendas de produtos, de investimentos, de juros obtidos por aplicações, entre outros.

Já as despesas são os gastos envolvendo o local, tanto com manutenção, compra de equipamentos ou de matéria-prima, quanto com os pagamentos de salários e contas fixas de consumo.

Para uma fabricante de tanques industriais, assim como para empresas de outros ramos diferentes, é essencial saber quais são todas as entradas e saídas de valores do negócio.

Isso porque, com esses dados em mãos, é possível gerenciar o estabelecimento de modo correto e assertivo, fazendo com que seja possível entender cada movimentação financeira do local.

Tudo isso faz diferença na administração do negócio, para que todas as margens sejam ajustadas e caibam no orçamento da empresa.

Isso começa desde o planejamento, onde cada item envolvido na fabricação do produto é discriminado, para que possa ser somado ao valor total de produção. Além disso, os gastos com mão de obra e com a instalação da empresa também deve ser considerados.

Então, conhecendo todos os custos de fabricação, é necessário incluir o valor do lucro, que deve fazer sentido levando em consideração o segmento, o preço de mercado do item e a qualidade do produto.

Tão importante quanto saber precificar o seu produto, é saber quais são os custos que uma empresa de caldeiraria industrial possui com a sua estrutura.

Afinal, se os gastos são superiores às receitas, certamente a conta não vai fechar e, com isso, o estabelecimento terá sua contabilidade abalada.

Por isso, é essencial conhecer as entradas e saídas das finanças do seu negócio, para que ele possa ser gerenciado sem surpresas, garantindo a lucratividade e o crescimento da marca.

Dicas para gerenciar as suas receitas e despesas

Saber que é preciso administrar a área financeira do seu negócio é o primeiro passo para controlar a situação.

Mas, para ter maior efetividade nessa tarefa, algumas dicas podem ser essenciais. São elas:

 
• Periodicidade e organização das finanças;
 
• Registro das entradas e saídas;
 
• Utilização de ferramentas de gerenciamento;
 
• Negociação de preços com fornecedores;
 
• Controle dos recebimentos pendentes;
 
• Planejamento e contenção de gastos extras.

Periodicidade e organização das finanças

Para que você consiga entender melhor e organizar as suas finanças, é essencial ter um tempo previsto para isso mensalmente.

Isso quer dizer que os gestores de uma empresa que fornece caixas de papelão personalizadas SP, por exemplo, precisam saber o que esperar para que o fluxo de caixa esteja sempre dentro do previsto.

Com isso, é possível organizar de modo mais adequado o orçamento do estabelecimento, sabendo quais pagamentos devem ser feitos e quanto há disponível no caixa da empresa.

Registrar as entradas e saídas

Cada transação financeira ocorrida na empresa precisa ser registrada, para que, ao final do período, seja possível acompanhar os números positivos e negativos.

Assim, um estabelecimento de locação de tendas SP deve registrar cada nova entrada de pagamento que tenha sido realizada pelo seu cliente.

Do mesmo modo, se ela investir na compra de uma lona, por exemplo, também é necessário criar uma anotação correspondente.

Com isso, é possível ter um controle bastante preciso de todas as movimentações realizadas na empresa, rendendo um controle mais eficiente.

Utilizar ferramentas de gerenciamento

Há diversas formas de gerenciar as finanças do seu negócio, indo desde anotações com papel e caneta, passando por planilhas e chegando em um sistema ERP para indústria química.

É possível escolher um software ou encomendar um totalmente personalizado para o seu negócio, de modo que ele atenda a todas as demandas do estabelecimento.

Ao utilizar um sistema financeiro, as anotações referentes às receitas e despesas de uma empresa são feitas de maneira automatizada, podendo incluir novas saídas e até mesmo parcelamentos de aquisições do estabelecimento.

Além disso, os softwares que permitem uma administração mais prática da área financeira ainda emitem relatórios gerenciais, para que todas as informações necessárias estejam acessíveis na palma da mão.

Por isso, se a sua empresa ainda não conta com uma ferramenta de gerenciamento, é importante buscar por uma que possa auxiliar na rotina do local.

Negociar preços com fornecedores

Tão importante quanto saber quais são as despesas e as receitas da sua empresa é encontrar meios de melhorar as entradas, fazendo com que o seu negócio possa crescer.

Sendo assim, é válido buscar por alternativas que tragam benefícios para o estabelecimento, fazendo com que a saída financeira seja sempre menor que a entrada.

Uma dica, nesse caso, é negociar preços de matéria-prima com os seus fornecedores, ganhando algumas vantagens para a compra de maiores quantidades.

Uma empresa de mezanino metálico, por exemplo, pode obter descontos e benefícios sempre que realizar a encomenda de uma nova quantidade do material, para que possa oferecer bons preços para os seus clientes e aumentar o número de serviços do negócio.

Com essa postura, tanto o cliente, quanto a empresa e o fornecedor podem ser beneficiados, fazendo com que todo o processo se torne mais interessante.

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Controlar os recebimentos pendentes

É de fundamental importância que a empresa receba todos os serviços realizados que estejam com algum pagamento em aberto.

Nesse sentido, o registro e controle de cada movimentação é essencial para que o estabelecimento não sofra prejuízos que possam comprometer o seu orçamento.

Por isso, é indispensável incluir na sua ferramenta gerencial cada novo negócio fechado pela empresa, para que todas as entradas previstas aconteçam na data correta e o estabelecimento esteja com o caixa sempre em dia.

Esse tipo de controle permite que as contas do estabelecimento não sejam prejudicadas, já que cada pagamento influencia diretamente nos resultados da empresa.

Sendo assim, com cada registro devidamente feito, o negócio consegue evitar altas taxas de inadimplência, evitando que outras despesas do local também sofram atrasos no pagamento, rendendo juros e prejuízos.

Planejar para evitar gastos extras

Com o auxílio de um planejamento financeiro, é possível evitar que gastos extras sejam gerados para o negócio, comprometendo o caixa da empresa.

Se o estabelecimento precisa investir em um sistema de detecção e alarme de incêndio, é possível pesquisar e optar pela contratação de uma empresa que possua um bom preço e ofereça soluções ideais de pagamento para o seu negócio.

Isso é essencial porque, normalmente, as ações de compra que envolvem equipamentos ou maquinários para o local deve ser feita de modo pensado e planejado, evitando gastos extras para o seu negócio.

Sendo assim, o caixa da empresa terá sempre a previsibilidade dos custos que devem ser inseridos nas despesas do estabelecimento, sem comprometer o orçamento disponível para o período.

Desse modo, é possível encontrar boas soluções e também optar por investimentos que façam sentido para a empresa.

Nesse cenário, fica mais fácil entender a importância de se controlar adequadamente as receitas e as despesas de um negócio, para que todo o setor financeiro funcione sem imprevistos e prejuízos.

Os benefícios colhidos com uma administração mais regrada e completa vão desde a economia de recursos até o aumento dos lucros, influenciando diretamente nos resultados da empresa.

Por isso, é essencial que haja um controle rígido de cada saída, assim como de cada entrada, garantindo um fluxo de caixa adequado para o local.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.