Lista de ferramentas para home office: 5 apps que você pode usar na sua micro ou pequena empresa

O trabalho remoto é o sonho de muita gente e está se tornando realidade devido a economia que gera para as empresas e o desenvolvimento de tecnologias e ferramentas para home office que permitem a gestão de projetos e equipe, mesmo a distância.

A internet e as tecnologias que surgiram a partir dela mudaram o comportamento das pessoas, desde a forma como elas se comunicam, consomem e, agora, como trabalham.

As ferramentas de home office podem ser usadas por profissionais autônomos, que desejam usar sua própria casa como escritório, ou para empresas que estão adotando o modelo, mesmo que parcialmente.

Também é uma opção para organizações se manterem em contato com profissionais terceirizados, garantindo o cumprimento de prazos e etapas.

Por isso, esse artigo é para você que gerencia uma empresa e deseja criar formas de manter a qualidade do trabalho também no formato home office, e para você que é um profissional autônomo que deseja reduzir custos de manutenção do negócio e garantir qualidade no contato com o cliente.

Acompanhe!

TOP 5 ferramentas para home office para seu negócio

A seguir, listamos 5 ferramentas para home office que podem ser usadas por profissionais ou empresas. Entenda o funcionamento de cada uma e como ela pode ajudar no seu dia a dia.

1. Slack - Comunicação imediata

Uma das maiores preocupações das empresas que consideram adotar o home office é a qualidade da comunicação entre os profissionais.

Quando estamos todos no mesmo escritório basta ir até a mesa de um colaborador ou chamá-lo em sua sala para poder se comunicar com ele.

A mensagem é transmitida imediatamente agilizando a solução de problemas ou cumprimento de uma tarefa.

Como fazer isso acontecer em um modelo de trabalho home office?

O Slack é uma ferramenta de comunicação que facilita o contato entre profissionais de uma empresa.

É possível, e aconselhável, que todas as conversas sejam concentradas no aplicativo para que não haja informação desencontrada e perdida.

A gerência da empresa deve solicitar que todos os colaboradores fiquem online na plataforma, durante o horário definido para trabalho.

Além da possibilidade de acesso pelo navegador do computador, também existem um app que pode ser usado em qualquer smartphone.

Sua empresa deve criar uma conta e cada colaborador deve criar um perfil. O gestor deve enviar um convite para que o colaborador possa entrar no “chat da organização”. Dentro do Slack é possível:

• a comunicação individual entre profissionais;
• a criação de grupos;
• se comunicar com a equipe em um canal geral, onde todos os profissionais estão dentro em uma mesma “sala de bate papo”.

A plataforma permite a integração com outras ferramentas para home office como o Google Drive e Trello.

Além do Slack, o Discord também é uma boa ferramenta de comunicação interna.

2. Zoom Meetings - Reuniões

Ainda falando sobre a manutenção da qualidade de comunicação entre os profissionais da empresa, o Zoom é uma outra ferramenta para home office que tem muito a agregar nesse critério.

Com ele é possível manter o fluxo de reuniões internas e realizar contatos com clientes, mesmo com profissionais em diferentes locais.

As vídeo conferências podem ser realizadas com mínimo de 2 pessoas e máximo de 500 participantes. Também é possível criar webinars com até 10 mil usuários.

Por meio do sistema é possível realizar reuniões com imagem e áudio, além de funcionalidades como:

• compartilhamento de tela do computador;
• envio e visualização de apresentações;
• compartilhamento de arquivos diversos.

Também pode ser usado em computadores ou smartphones, e possui versão gratuita.

Leia também: Você conhece a diferença entre Escritório Virtual e Coworking?

3. Trello - Organização de rotinas e projetos

O Trello é uma ferramenta para home office gratuita e oferece uma excelente estrutura em canvas para a gestão de projetos. Por meio dele os gestores poderão ter uma visão geral de quem está fazendo o quê e o que ainda precisa ser feito. É possível alocar tarefas para cada membro da equipe e acompanhar o que já foi feito, finalizado ou está em andamento.Para o profissional que trabalha em home office fica claro qual projeto ele deve executar e quais as tarefas são prioritárias para o dia, semana ou mês!Também pode ser usado para a organização de rotinas de trabalho em empresas que não adotam o modelo de trabalho remoto, mas desejam eficiência no controle das tarefas.É possível organizar tarefas individuais ou em grupo de todos os projetos da empresa, incluindo informações como:

• o quê deve ser feito;
• por quem;
• até quando.

Com o sistema é possível fazer comentários em cada quadro e cartão, mantendo reunidas todas as informações de um projeto e de uma tarefa.É possível ainda anexar arquivos e documentos, criar um checklist para cada tarefa, marcar cada cartão com uma etiqueta que facilita a visualização de status e outras informações. Além do PC também está disponível para smartphones. Como o sistema é em nuvem qualquer profissional autorizado pode acessar as informações necessárias sobre suas próximas tarefas, refações e outros dados sobre projetos, em qualquer lugar do mundo. Conheça mais sobre o que é o Trello e como ele pode auxiliar na gestão do trabalho da equipe externa assistindo ao vídeo abaixo.

Além do Trello, o Asana também é uma boa ferramenta de gestão de projetos.

4. Google Drive - compartilhamento de arquivos

Para garantir a segurança dos dados da sua empresa a melhor opção é concentrar documentos e arquivos em um único local. O Google Drive é um dos melhores serviços de armazenamento em nuvem do mundo, permitindo que você organize e compartilhe arquivos da sua empresa.Por meio do Google Drive é possível acessar documentos a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, desde que o usuário tenha a devida permissão.Os documentos também ficam seguros sem correr o risco de “sumirem” entre os itens da área de trabalho dos seus funcionários, em e-mails ou HDs que podem ser danificados.  É uma das ferramentas para home office mais importantes dessa lista porque ao compartilhar arquivos em um dispositivo em nuvem esses documentos passam a estar disponíveis para todos os profissionais que podem precisar usá-lo. Além do Google Drive existem outros sistemas com funcionalidades parecidas como o Dropbox e OneDrive. O Google Drive ainda possui integração com todos os apps do Google como:

• Docs;
• Google Fotos;
• Google Planilhas;
• Google Slides e mais.

Esse combinado de ferramentas torna o trabalho remoto mais eficiente e simples. Tudo é atualizado em tempo real para todos os colaboradores e gestores, as versões antigas também podem ser acessadas e há segurança do que os arquivos não vão se perder.

5. Toggl - gestão de horas trabalhadas

Como garantir que o colaborador está trabalhando o número de horas acordadas se ele nao bate ponto nem está sob sua vista?O controle de horas trabalhadas é uma das maiores preocupações de gestores e profissionais ao adotar o home office. O Toggl resolve esse impasse. Trata-se de uma ferramenta de controle das horas que pode ser usada no computador ou nos smartphones. Ele registra o tempo que cada colaborador investiu em cada projeto. Você tem acesso a um relatório completo sem precisar preencher planilhas.Também pode ser uma forma de saber qual cliente ou projeto pode estar “dando prejuízo” à empresa ao ocupar muito tempo de sua equipe.

Dicas gerais para quem vai apostar no home office

E ai? Já se sente mais preparado com essas ferramentas para home office?Pode parecer estranho em um primeiro momento, e você e sua equipe precisarão se acostumar, mas o home office traz muitas vantagens quando bem e aplicado e gerido. Acredite ou não, o home office amplia a produtividade e a motivação do colaborador. É claro que é preciso um esforço de todos para que ele funcione, mas vale a pena começar aos poucos e ver quais resultados você alcança.

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Para você que vai começar a trabalhar em casa, uma palavra é muito importante: disciplina!Criar uma rotina vai ser super importante para que você realmente sinta que está produzindo em seu nível máximo. Para isso, algumas dicas simples são:

• tenha horário para começar a para parar o trabalho;
• troque de roupa e nada de trabalhar de pijama;
• crie um horário de almoço para poder se alimentar com calma e qualidade;
• crie um espaço da sua casa especialmente para o trabalho, pode ser um quartinho sem uso ou um canto do seu quarto onde você coloca uma mesa e cadeira;
• converse com a sua família para que todos entendam que aquele é seu horário de trabalho. Peça para não ser interrompido.

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