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Como organizar notas fiscais de uma empresa: 7 boas práticas para implementar já!
Organizar notas fiscais é uma dor de cabeça para você? Se aparecer um fiscal, não sabe achar as notas e outras informações que ele pode pedir?
Realmente, organizar notas fiscais sem ajuda da tecnologia pode ser complicado…
Mas emitir notas fiscais é obrigação de qualquer empresa. Porque elas são documentos que comprovam relações de compra e venda, além de mostrarem os impostos incididos sobre determinada transação comercial.
Nesse sentido, manter as NFs organizadas é fundamental para que a sua empresa possa se resguardar perante clientes e fornecedores e, assim, comprovar o pagamento de tributos no caso de uma fiscalização.
Pensando nisso, elaboramos este artigo com 7 dicas de como organizar notas fiscais de uma empresa.
Continue a leitura e confira nas próximas linhas quais boas práticas você não pode deixar de implementar no seu negócio. Você verá que a transformação digital tem um papel importante em tudo isso.
Confira em nosso blog: Como emitir nota fiscal no Qipu?
7 dicas de como organizar notas fiscais de uma empresa
1 - Crie pastas e subpastas virtuais
A primeira dica de como organizar notas fiscais de uma empresa consiste em utilizar um recursos bastante simples, porém muito útil: as pastas virtuais.
No seu computador, crie pastas e subpastas para manter as suas NFs em ordem. Você pode, por exemplo, criar uma pasta com o nome de um cliente e, dentro desta, criar subpastas de ano, mês etc. O mesmo pode ser feito com os seus fornecedores.
Ao fazer isso, ficará muito mais fácil encontrar uma nota fiscal específica no caso de uma auditoria da Receita Federal ou quando um cliente quiser contestar uma compra.
Além disso, é possível usar o mesmo esquema em um drive compartilhado, como o Google Drive, por exemplo.
2 - Faça cópias de segurança das suas notas fiscais
Fazer o bom e velho backup das notas é uma dica que não poderíamos deixar de mencionar. Isso porque perder uma nota fiscal pode gerar sérios problemas com o Fisco e acarretar prejuízos para o seu negócio, como multas.
Nesse sentido, faça cópias de segurança das suas notas fiscais eletrônicas em um dispositivo de armazenamento externo ou então em outro local na nuvem. Assim, se algum infortúnio acontecer com as suas máquinas, você poderá recuperar esses arquivos e evitar problemas maiores.
3 - Descarte as notas fiscais com mais de cinco anos
Toda empresa é obrigada, por lei, a manter armazenadas todas as notas fiscais por até cinco anos. Sendo assim, para evitar o armazenamento de um grande volume de NFs e facilitar a organização das mais recentes, faça o descarte das notas fiscais que já ultrapassaram o prazo determinado pela legislação.
Essa é uma prática que também ajuda a otimizar o tempo de busca de alguma nota fiscal.
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4 - Verifique se as notas fiscais recebidas de fornecedores são autênticas
Sempre que você receber uma nota fiscal, verifique a autenticidade desta nota fiscal. Para isso, basta acessar o site da Receita Federal e fazer a consulta a partir da chave de acesso que consta no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
Dessa forma, você evita multas e demais penalidades no caso de uma fiscalização, além de poder contestar uma compra que você tenha feito com um fornecedor.
Veja como o Qipu pode ajudar sua empresa nessa e em diversas outras atividades contábeis: Qipu: o aplicativo dos empreendedores!
5 - Automatize a emissão e a gestão de notas fiscais
Contar com um bom software para emitir e gerenciar as suas notas fiscais pode trazer vários benefícios para a sua empresa. Além de manter esses documentos organizados, a automatização favorece a produtividade dos profissionais responsáveis por essa área e contribui para a redução de falhas que podem custar caro ao seu negócio. Por isso, invista em uma plataforma para cuidar das suas notas fiscais
6 - Tenha processos bem definidos
A eficiente gestão e organização das notas fiscais depende de processos muito bem definidos.
Nesse sentido, crie um workflow descrevendo todas as tarefas que envolvam as notas fiscais, desde o correto preenchimento, passando pela conferência dos dados até o armazenamento. Eleja um responsável por cada uma dessas tarefas.
7 - Faça treinamentos com a sua equipe
De nada adianta ter processos bem definidos e um bom software de gestão de notas fiscais se os colaboradores envolvidos não estiverem bem treinados.
Por isso, encerrando as nossas dicas de como organizar notas fiscais de uma empresa, promova treinamentos para que os funcionários entendam como cada procedimento funciona, o que pode e o que não pode ser feito, os padrões de organização das NFs adotados pela empresa e o controle de tais documentos.
Veja mais dicas: Gestão de notas fiscais: 10 coisas que você NÃO pode fazer!
Bom, o que achou das nossas 7 dicas de como organizar notas fiscais de uma empresa? Implemente essas boas práticas no seu negócio e evite dores de cabeça com o Fisco.
Quer esclarecer, de uma vez por todas, como emitir notas fiscais de forma rápida e segura? Para isso, basta baixar nosso e-book gratuito: Saiba como emitir Notas Fiscais de Serviço!
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