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ERP: guia completo sobre sistema de gestão empresarial
Já pensou em se livrar das planilhas e papéis, e conseguir gerenciar sua empresa através de um único sistema? Com o ERP isso é possível!
Fazer uma boa gestão empresarial é um dos maiores desafios enfrentados por um negócio, independentemente do seu porte.
Afinal, são muitas as tarefas e setores que precisam ser gerenciados para que a operação continue ativa. E pode ser muito fácil se perder entre tantas demandas, informações e dados.
Nesse cenário, um sistema ERP pode ser a solução para conseguir não apenas gerir melhor o negócio, mas integrar dados corporativos dos mais diversos setores para ter uma visão completa da saúde da empresa.
Por isso, se você acredita que chegou a hora de abandonar os modelos de gestão antigos e contar com a tecnologia ao seu favor, continue a leitura e descubra tudo sobre o que é ERP, quais suas vantagens e como implementar seu uso em uma organização.
Descubra o significado de ERP
ERP significa Enterprise Resource Planning. Em tradução literal para o português, o termo significa Planejamento de Recursos Empresariais. Mas também é conhecido como Planejamento Integrado de Recursos ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial.
O que é ERP e para o que serve?
ERP ou Enterprise Resource Planning trata-se de um sistema de gestão que integra os dados empresariais de uma organização em um único local, facilitando o acesso e o compartilhamento de informações de todas as áreas que compõem a empresa.
Desta forma, o ERP ajuda a automatizar a gestão empresarial, pois centraliza tanto as questões mais básicas, quanto os pontos mais estratégicos em um mesmo sistema.
No dia a dia, essa tecnologia auxilia não apenas no acesso e compartilhamento rápido de informações corporativas, mas também na tomada de decisões mais assertivas.
Afinal, ao proporcionar uma visão geral da empresa, é possível analisar os fluxos, identificar gargalos e buscar por soluções que ajudem a melhorar a atuação da empresa em determinado setor.
Leia também: Planejamento estratégico para microempresa: saiba por que e como fazer a partir de um passo a passo simples
Como funciona o sistema ERP?
Agora que você sabe para que serve o sistema ERP, vamos entender como ele funciona.
Em geral, um software de gestão possui uma organização por módulos, onde registra dados corporativos das mais diferentes atividades da empresa, como o setor de compras, venda, contabilidade, finanças, entre outros.
Vale lembrar que, na grande maioria dos sistemas ERPs, é possível personalizar a modularização de acordo com as necessidades de cada empresa, de quais setores existem e quais serão integrados.
O grande diferencial de um ERP, no entanto, é que apesar de cada setor ter uma área dentro do sistema, o sistema integra todos os dados que foram coletados.
Assim, as informações corporativas são cruzadas e compartilhadas mais facilmente.
Quais os benefícios de um sistema ERP?
A essa altura da sua leitura, certamente você já sabe que a integração de dados é o principal benefício dessa tecnologia. Mas essa é apenas uma entre as vantagens do ERP.
A seguir, veja como o sistema integrado de gestão empresarial pode beneficiar seu negócio em geral.
Automação de processos
Depois da integração, a automação é uma das grandes vantagens do ERP. Isso porque o sistema é um modelo complexo e completo, mas muito simples de mexer.
Pense no setor financeiro da sua empresa, por exemplo, onde existem muitas tarefas burocráticas, como a folha de pagamento ou a emissão de notas fiscais, que são repetitivas.
Quando você utiliza um ERP, essas demandas, assim como várias outras, podem ser feitas de forma automatizada e mais ágil, pois o sistema padroniza processos.
Menor risco de perda de informações
Apesar de todas as vantagens do ERP, ainda existem muitas empresas que fazem controles por meio de planilhas de Excel, por exemplo, o que torna o negócio mais vulnerável à perda de informações.
Afinal, imagine que para cada setor da sua empresa, você tenha uma série de planilhas para registrar dados.
Nesse cenário, você estará mais propício a sofrer essa perda por inúmeras razões, como uma pane no computador, uma planilha que foi deletada sem querer ou ainda por alguém simplesmente se esquecer de lançar as informações, o que tornaria esse um modelo de gestão mais fraco.
Em um software ERP, você pode ter um melhor controle de registro de dados, tanto por ser um serviço que na maioria dos casos conta com o armazenamento em nuvem, quanto pela centralização das informações.
Isso evita, também, que a empresa precise trabalhar com uma planilha, um caderno ou até app para cada setor.
Redução de custos financeiros
Como falamos acima, algumas empresas já utilizam aplicativos e sistemas para gerenciar diferentes áreas, no entanto, é muito comum se deparar com organizações que possuem um software para cada setor.
Com isso, além de perder o benefício da integração, há também o aumento de custo.
No entanto, essa vantagem não para por aí: além de evitar o gasto com ferramentas corporativas, o ERP também possibilita uma economia com tomadas de decisões mais assertivas, pois é possível acompanhar em tempo real como estão as finanças da empresa.
Assim, o gestor pode, em poucos minutos, ter um diagnóstico completo que mostra qual o orçamento disponível para desempenhar suas atividades, em que departamento é possível reduzir custos e onde é necessário aumentar o caixa.
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Melhor gestão financeira
Ainda falando em financeiro, um grande benefício de um sistema ERP é garantir uma gestão tributária eficaz, reduzindo o risco de erros fiscais.
Para uma empresa, para um empreendedor, não há nada melhor do que se manter em dia com o Fisco, certo?
Com um ERP isso se torna possível, pois o sistema tem, entre suas funcionalidades, diversas funções que ajudam no controle financeiro do negócio, como: gestão orçamentária, controle de entradas e saídas, de contas a pagar e receber, pagamento de tributos, e muitos outros.
Todas essas informações que são coletadas e integradas auxiliam uma melhor tomada de decisões financeiras.
O App do Qipu é um excelente exemplo de um ERP que permite acompanhar a saúde financeira de um negócio.
Veja como o Qipu pode ajudar na gestão da sua empresa.
Acompanhamento detalhado dos setores
O ERP também ajuda na visão panorâmica de todos os setores da empresa, nos mais diversos ângulos.
Por exemplo, você pode tanto gerar relatórios completos e detalhados para acompanhar o alcance de metas, quanto acompanhar o desempenho e a atuação de um colaborador, caso você, como MEI ou profissional liberal, possua funcionário.
Assim, você pode gerar relatórios sobre vendas de um determinado período, por exemplo, como também pode analisar como está o financeiro da sua microempresa.
E quais as funcionalidades do ERP?
Depois de conhecer tantas vantagens do ERP, chegou a hora de descobrir quais as funcionalidades que um bom sistema de gestão integrada deve oferecer aos seus usuários. São eles:
- organização financeira;
- contabilidade fiscal;
- gestão de estoque;
- controle de vendas;
- gestão de custos;
- gestão de produção;
- emissão de boletos;
- geração de notas fiscais eletrônicas;
- integração com marketplaces e e-commerce.
Neste vídeo, você pode conferir quais são as funcionalidades do Qipu e como elas podem ajudar na contabilidade do seu negócio.
Leia também: Aplicativos para empreendedores: 9 dicas de ferramentas para utilizar a tecnologia a seu favor
Como implementar um sistema de ERP?
Agora que você sabe o que é ERP, suas vantagens e suas funcionalidades, se está convencido de que precisa dessa solução para sua empresa, vamos ver como implementá-la.
Faça o planejamento da implementação
Um erro muito comum ao começar a usar um sistema integrado de gestão é querer implementá-lo de uma única vez, e não em etapas.
Pense que para ter o software funcionando perfeitamente é preciso realizar a migração de dados e fornecer as informações necessárias para que seu uso daqui para frente seja positivo.
Por isso, é muito importante que você faça esse processo aos poucos, respeitando o perfil da sua empresa.
Neste vídeo abaixo, você pode conferir como é simples realizar esse levantamento de dados no Qipu por meio de planilhas do Excel.
Escolha o ERP certo para sua empresa
O melhor sistema ERP é aquele que apresenta as funcionalidades, ou possibilidade de personalização, de acordo com as necessidades do seu negócio.
Além disso, para fazer a escolha certa, você deve pesquisar sobre a empresa, sua experiência de mercado, conferir sua tecnologia, se ela é confiável, entre outros aspectos que possam ser importantes para sua organização.
Se você está procurando um ERP seguro e completo, que tal conhecer as funcionalidades do App Qipu?
Com a solução, você pode ter todas as informações importantes do seu negócio em suas mãos, além de fazer análises de crescimento da sua empresa com relatórios precisos e inteligentes.
Conheça a contabilidade completa do Qipu!
Treine a equipe para usar o sistema
Por fim, um ponto que não pode ser esquecido durante a implementação de um sistema ERP é o treinamento e a capacitação da equipe para utilizá-lo.
Afinal, por mais tecnológico e automatizado que seja o software, é necessário pessoas para inserir os dados e informações.
Por isso, a menos que os colaboradores entendam a importância do sistema e saibam como utilizá-lo, há grandes chances de os dados não apresentarem a realidade da empresa.
Assim, o ideal é garantir que nenhum colaborador enfrenta dificuldade de uso do sistema.
Qual o melhor sistema ERP?
Se você chegou até aqui e está convencido de que sua empresa precisa de um ERP para centralizar a gestão, deve estar se perguntando qual o melhor ERP para grandes e pequenas empresas.
A verdade é que o melhor sistema é aquele que atende o que sua empresa necessita, que pode ter seus módulos personalizados de acordo com a situação atual do seu negócio.
Além, claro, de ser um software que recebe atualizações frequentes para que a solução acompanhe o crescimento da organização.
Para pequenas empresas, o melhor sistema ERP é o App Qipu, uma plataforma completa e intuitiva, disponível para dispositivos com sistema operacional IOS e Android.
Você pode baixar o app gratuitamente em seu celular agora: App Store e Google Play.
Além dos recursos gratuitos, caso precise contratar mais serviços Qipu, você pode assinar um dos nossos planos, que vão de R$ 19,90 a R$ 240,90 por mês, conforme a necessidade da sua empresa.
Qual o conceito de ERP?
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, que é conhecido em português como sistema integrado de gestão empresarial.
O que é o sistema ERP e quais são as suas características?
O ERP é um sistema que integra informações, dados e processos internos de uma empresa, favorecendo uma gestão completa e eficaz. Ele auxilia no compartilhamento e acesso ágil à dados e auxilia na tomada de decisões mais assertivas.
Quais são os tipos de sistema ERP?
- ERP Legado: sistemas antigos que não oferecem atualizações;
- ERP BackOffice: sistema de gestão mais tecnológico que o legado, mas ainda pouco atual e sem as funcionalidades necessárias para muitos negócios;
- ERP Engessado: sistemas mais baratos que podem não atender uma empresa que precisa de muitos módulos, pois não oferece tantos recursos funcionais para organizações de maior porte;
- ERP Verticalizado: sistema que utiliza apenas um canal de negócio, com funcionalidades mais específicas para lojas físicas e franquias;
- ERP em nuvem: sistema de gestão com armazenamento em nuvem, opção mais tecnológica e econômica para empresas dos mais diversos portes.
O que é uma plataforma ERP?
Uma plataforma ERP é um software que reúne informações de diversos setores de uma empresa e interliga as informações coletadas para oferecer uma visão geral da saúde do negócio.
Um excelente ERP para empresas de pequeno e médio porte é o App Qipu, um sistema de acesso online que oferece as principais funcionalidades de um sistema integrado de gestão empresarial.
Abaixo, veja quais são os recursos que nossa solução oferece:
- Gestão do fluxo de caixa: controle de contas a pagar e a receber, entradas e saídas;
- Gestão de orçamentos: crie orçamentos personalizados para os seus clientes e compartilhe pelo Whatsapp ou email;
- Emissão de notas fiscais: emissão e envio de notas fiscais pelo app;
- Emissão de boleto: emissor de boletos para pagamento que automatiza e facilita a gestão de faturamento dos clientes;
- Recibo de pagamento: envie recibos de pagamento em PDF ou versão web pelo Whatsapp ou e-mail;
- Geração de DAS: gere a sua guia mensal de recolhimento do Simples Nacional;
- Verificação automática dependências: o ERP verifica automaticamente se há pendências no seu CNPJ;
- Integração com bancos: controle o extrato das suas contas bancárias.
Muitas funcionalidades, não é? Se você acredita que precisa de ERP focado na gestão financeira e contábil para melhorar o controle da sua empresa, conheça os planos do aplicativo Qipu e junte-se às mais de 400 mil empresas que já usam nossos serviços!
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